تیم های مجازی ایده کاملا جدیدی نیستند. با این حال، آنها یک مدل کاری هستند که شرکت های بیشتری از آن استفاده می کنند و کارمندان بیشتری خواهان آن هستند. هنگام کار از راه دور، کارمندان و مدیران سطح مشخصی از آزادی را دارند. اما مدیریت تیم های مجازی و تسهیل توسعه تیم مجازی با کار با کارکنان در محل متفاوت است.
توسعه تیم مجازی فرآیندی است که به افراد کمک می کند تا مهارت های خود را در زمینه های حرفه ای در یک پلت فرم مجازی توسعه دهند. این رشد می‌تواند بر مهارت‌های فنی تمرکز کند که کارکنان را قادر می‌سازد تا در نقش‌های خود بهتر عمل کنند یا فرآیند توسعه می‌تواند بر ایجاد یک تیم مرتبط‌تر متمرکز شود.
مدیریت تیم‌های مجازی نیازمند دیدگاهی منحصربه‌فرد در مورد آنچه که کارکنان ممکن است به صورت روزانه با آن مواجه شوند، توانایی حل و فصل اختلافات بین هم‌تیمی‌هایی که در یک فضای کاری نیستند، و به کارمندان اجازه می‌دهد تا مهارت‌ها و تخصص‌های خود را توسعه دهند. اگر می خواهید بدانید مدیریت و توسعه یک تیم مجازی چگونه به نظر می رسد، به جای درستی آمده اید! برای یادگیری نکات مدیریت تیم های مجازی به ادامه مطلب مراجعه کنید.
تیم‌های مجازی رایج‌تر می‌شوند زیرا فناوری کار را آسان‌تر می‌کند و کسب‌وکارها به رشد خود ادامه می‌دهند. فرصت عضویت در یک تیم مجازی برای کارمندان نیز جذاب است. GitLab در گزارش کار از راه دور در سال 2021 دریافت که 52 درصد از اعضای تیم مجازی احساس بهره‌وری بیشتری می‌کنند و 48 درصد می‌گویند که وقتی عضو یک تیم مجازی هستند، می‌توانند مؤثرتر کار کنند.
GitLab همچنین گزارش داد که از هر 5 نفر، 4 نفر کار مجازی را به دیگران توصیه می کنند و زمانی که کار مجازی به یک فضای کاری معرفی شود، از هر 3 کارمند، 1 نفر کار خود را ترک می کند.
زیرا دیر یا زود ممکن است به کارمندانی برسید که به این گزینه نیاز دارند. نیازهای درک شده آنها و همچنین بهره وری و انعطاف پذیری آنها، عوامل اصلی هستند که شما را به فکر ایجاد تیم های مجازی ترغیب می کنند. با این حال، مدیریت تیم‌های مجازی و تماشای رشد آنها با رهبری تیم‌های حضوری متفاوت است.
این تفاوت بدی نیست اصول مدیریت یکسان است، اما چالش ها و نیازهای منحصر به فردی وجود دارد که باید به آنها رسیدگی کنید. برخی از این چالش‌ها را در زیر بیابید و چگونه با وجود موانعی که ممکن است با آن مواجه شوید، به خوبی رهبری کنید.
نه مالی، نه استراتژی و نه فناوری. این کار تیمی است که از آن مزیت رقابتی نهایی باقی می‌ماند، هم به این دلیل که بسیار قدرتمند و هم نادر است. پاتریک لنسیونی، پنج اختلال در یک تیم: افسانه ای از رهبری
هر تیمی، مجازی یا غیر مجازی، پویایی «کار تیمی» دارد، اما اینکه آیا این پویایی سازنده است یا نه، اغلب به توانایی مدیر برای رهبری بستگی دارد. البته، اخلاق کاری کارکنان مهم است، اما یک مدیر خوب نه تنها می‌داند که هر یک از کارمندانشان به صورت جداگانه چگونه کار می‌کنند، بلکه می‌دانند چه چیزی باعث کار گروهی می‌شود.
مدیریت تیم های مجازی چالش های منحصر به فردی را ارائه می دهد که مدیران تیم های داخلی ممکن است با آن مواجه نشوند.
دریافت اطلاعات، وظایف، به‌روزرسانی‌ها و پروژه‌های جدید برای تیم شما ممکن است اما در صورت عدم وجود ارتباطات واضح با مشکل مواجه می شود. تیم های مجازی مانع دیگری در عدم تعامل حضوری دارند که زبان بدن و لحن صدا را از بین می برد.
اگر اعضای تیم شما در سراسر کشور یا حتی در نیمه راه در سراسر جهان پراکنده شده باشند، با عبور ارتباطات از مناطق زمانی، شرایط اضطراری می توانند به یک عضو تیم مجازی تبدیل شوند. علاوه بر این، اگر اعضای تیم شما در سراسر جهان پراکنده باشند، فرهنگ می تواند در سبک های کاری مختلف نقش داشته باشد.
حواس‌پرتی، مسائل شخصی، ناامیدی‌ها و موارد دیگر می‌تواند باعث شود که کارمندان محل کار خود را کنار بگذارند، اما تیم‌های مجازی فاقد حائل تماس رو در رو با هم تیمی‌ها هستند که بتواند آنها را درگیر نگه دارد. کارمندان غیرفعال می توانند به طور ناخواسته از مثبت بودن و بهره وری کلی بکاهند و حتی می توانند باعث جدا شدن سایر کارمندان شوند.
فناوری امتیاز بزرگی برای تیم های مجازی است، اما خطاپذیر نیز هست. مدیران با چالش‌هایی از قطع برق گرفته تا تجهیزات ضعیف مواجه هستند و باید اطمینان حاصل کنند که تیمشان تحت تأثیر فناوری قرار نمی‌گیرد.
اگرچه این لیست جامعی از موانعی نیست که مدیران تیم مجازی با آن روبرو هستند، در اینجا برخی از مهم‌ترین موانعی که هر هفته با آنها روبرو خواهید شد، آورده شده است. این چالش‌ها می‌تواند منجر به شکست‌هایی برای تیم مجازی شما شود، اگر زودتر به آنها رسیدگی نکنید باید مراقب بخش‌های احتمالی شکست باشید.
وقتی نوبت به ساختار تیم مجازی شما می رسد، با اصول اولیه آنچه برای تیم شما مهم است شروع کنید. راهنمای مطالعه مدیریت توصیه می‌کند دو سوال از خود بپرسید: تیم به چه معناست؟ و تیم چگونه به هدف خود خواهد رسید؟ قبل از شروع به قرار دادن افراد در محل و تعیین وظایف، ضروری است که در مورد این سوالات عمیق تر در مورد تیم مجازی خود فکر کنید.
در کنار پاسخ دادن به این دو سوال، در حالی که تیم خود را ساختار می دهید، با بهترین بخش های سازنده کار کنید.
هاروارد بیزینس ریویو در مورد 4 “حق” در مورد توسعه تیم مجازی مناسب صحبت می کند:
این بخش های سازنده شروع خوبی در نحوه ساختار تیم مجازی شما هستند! جدا از تمرکز بر روی این موارد در ساختار خود، شما همچنین می خواهید افراد نقطه پروژه را نیز اختصاص دهید، خواه فردی باشد که برای مدت طولانی در تیم شما کار کرده است یا فردی که در پروژه مورد نظر تجربه خوبی دارد.
تسلط اعضای تیم را برای یکدیگر آسان کنید. یک فضای مشترک تیمی مانند ایجاد گروه در شبکه های اجتماعی و یا برنامه های مدیریت پروژه باشد تا دسترسی کامل برای تیم مجازی خود داشته باشید تا در مورد پروژه‌ها با هم ارتباط برقرار کنند و صحبت کنند. به عبارت دیگر، کارمندان خود را توانمند کنید! این بخش مهمی از توسعه تیم مجازی است. در مقاله ای در سال 2004 در مجله آکادمی مدیریت، کرکمن و آل دریافت که «توانمندسازی تیم به طور مثبت با دو ارزیابی مستقل از عملکرد تیم مجازی – بهبود فرآیند و رضایت مشتری – مرتبط است.»
علاوه بر این، یک تقویم تا حدودی قابل پیش بینی برای تیم مجازی خود بسازید. برای آنها ریتم کاری ایجاد کنید تا بدانند در کدام روز از هفته و کدام ماه از سال چه وظایفی را به عهده دارند. این تقویم تقریبی را در جایی مکتوب نگه دارید که تیم مجازی شما بتواند آن را پیدا کند، مانند نرم افزار فضای کاری یا از طریق تقویم Google.
درگیری‌ها و سوء تفاهم‌ها حتماً در هر تیمی اتفاق می‌افتد و می‌تواند ضربه سختی به تیم‌های مجازی وارد کند آنها از تعامل روزانه رو در رو و فرصتی برای ایجاد اعتماد طبیعی در بین خود برخوردار نیستند. اما اجازه ندهید این شما را به عنوان یک مدیر دلسرد کند. سوء تفاهم ها یک تجربه انسانی است.
در اینجا چند روش کلیدی وجود دارد که می توانید برای مدیریت مناسب درگیری با تیم مجازی خود انجام دهید.
1. جلسات یک به یک
به کارمندان خود اجازه دهید بدانند که شما به نیازهای آنها اهمیت می دهید و با آنها صحبت می کنید. این باید یک فضای محرمانه باشد که در آن آنها بتوانند هر گونه ناامیدی یا سردرگمی را قبل از تبدیل شدن به یک موضوع بزرگتر آشکار کنند.
2. سؤالات درست بپرسید
در بحث با اعضای تیم خود که در تضاد هستند چه این تعارض مربوط به وظیفه باشد یا رابطه ای ضروری است که سؤالات درست را برای وضوح و بی طرفی بپرسید. پرسیدن سؤالات درست، به ویژه به شیوه ای آرام و همدلانه، می تواند به پراکندگی تنش ها کمک کند و حقیقت را سریعتر به جلو برساند.
3. روی یک فضای کاری مشترک کار کنید
از نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Hive استفاده کنید تا اعضای تیم ببینند چه کاری باید انجام شود. این می تواند به حل موانع ارتباطی در مورد اینکه چه کسی در هر تیمی چه کاری انجام دهد کمک کند.
4. در فعالیت های تیم سازی شرکت کنید
این بیشتر یک اقدام پیشگیرانه برای جلوگیری از درگیری و افزایش اعتماد، ارتباطات و بهره وری در تیم شما است. اعضای تیم می توانند از طریق این فعالیت ها بر روی مهارت های حل مسئله نیز کار کنند. به خواندن فعالیت های تیم سازی برای تیم مجازی خود ادامه دهید!
Ann Majchrzak، استاد دانشکده بازرگانی مارشال دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، موضوع مشابهی را در میان تیم‌هایی که قادر بودند به خوبی درگیری‌ها را مدیریت کنند، پیدا کرد یک تابلوی بحث آنلاین. یک تخته باز مانند این را می توان در یک نرم افزار فضای کاری که تیم شما از آن استفاده می کند تنظیم کرد و می تواند به کارمندان مزیت ناشناس ماندن برای موضوعات سخت بدهد.
روش شما برای حل تعارض در اعضای تیمتان هرچه که باشد، مطمئن شوید که تنش ها را از بین ببرید و به کارمندان خود بگویید که آنها را می شنوید و به آنها اهمیت می دهید. این نوع توسعه تیم مجازی پتانسیل تقویت تیم شما را در دراز مدت دارد. آنها همچنین یاد خواهند گرفت که می توانند به شما به عنوان یک رهبر برای حل مشکلات اعتماد کنند.
ممکن است بپرسید، “چگونه می توانم کار تیمی را به صورت مجازی ایجاد کنم؟” درست مانند هر تیمی، تیم های مجازی نیز می توانند از فعالیت های تیم سازی سود زیادی ببرند. این لحظات یا حتی روزهای عمدی می تواند به افزایش بهره وری، ارتباطات خوب و اعتماد رابطه ای در تیم شما کمک کند.
در اینجا برخی از گزینه های ساخت تیم مجازی وجود دارد که می توانید هنگام مدیریت تیم مجازی خود در نظر بگیرید:
سؤالات یخ شکن ساده و کاملاً قابل توضیح هستند – فهرستی از سؤالات اساسی اما گویا را تهیه کنید که اعضای تیم می توانند هر کدام را در اتاق های Zoom breakout یا در جلساتی که خودشان تنظیم می کنند بپرسند. اجازه دهید تیم شما با یکدیگر تعامل بیشتری داشته باشند تا یکدیگر را بیشتر بشناسند.
خار/رز نیز مفهومی ساده است. چه در کل تیم و چه در گروه‌های کوچک‌تر، به تیم خود این فرصت را بدهید که حرف خود را باز کند و بگوید که چه خاری در چشم آنها بوده است (چیزی سخت یا ناامیدکننده) یا یک گل سرخ (چیزی که می‌خواهند به اشتراک بگذارند و جشن بگیرند).
این را می توان از طریق یک پلت فرم تماس ویدیویی مانند زوم انجام داد. فهرستی از چیزهایی که کارمندان شما ممکن است در هر کجا که کار می کنند در اطراف خود پیدا کنند، تهیه کنید. به آنها یک محدودیت زمانی بدهید (آن را رقابتی نگه دارید!) و به آنها اجازه دهید آن موارد را “شکار” کنند.
سایت هایی مثل کاهوت! یا Sporcle پر از بازی‌های مجازی و آزمون‌هایی هستند که تیم شما می‌تواند با هم انجام دهد. شما ده ها موضوع را برای انتخاب دارید، از جغرافیا گرفته تا شخصیت های دیزنی تا چیزهای بی اهمیت هری پاتر و موارد دیگر. با تیم خود تماس ویدیویی برقرار کنید تا بتوانید یکی از این بازی ها را با هم انجام دهید. این فرصتی است برای همه تا اندکی رها کنند و شاید مقداری “دانش تصادفی” را که دارند نشان دهند.
در اینجا می توانید سایر فعالیت های جالب تیم سازی مجازی را بیابید. همانطور که پاتریک لنسیونی می گوید، کار تیمی ” مزیت رقابتی نهایی ” است. روزهای تیم سازی همیشه بسیار سرگرم کننده هستند، اما مزایای بیشتری از آنچه فکر می کنید وجود دارد، به خصوص زمانی که تیم های مجازی را مدیریت می کنید.
مدیریت تیم‌های مجازی می‌تواند با مجموعه‌ای از چالش‌های منحصربه‌فرد همراه باشد، اما برخی از استراتژی‌های کلیدی وجود دارد که می‌توانید برای اطمینان از موفقیت مستمر تیم خود در طول زمان استفاده کنید. در اینجا 3 استراتژی وجود دارد که برای هر تیم کاری ضروری است، اما می تواند یک تیم مجازی را تا حد زیادی بهبود بخشد.
Aon Consulting می‌گوید که «تعریف واضح محصول نهایی کار، و همچنین گام‌های تکراری برای تکمیل کار، جنبه‌های کلیدی مدیریت عملکرد کارگر مجازی است.» وقتی تیم مجازی شما می داند که هدف نهایی چیست و از آنها چه انتظاری می رود، به آنها کمک می کنید تا با چالش مدیریت خود مقابله کنند.
هنگام بیان وظایفی که باید تکمیل شوند، جدول زمانی پروژه و اینکه چه کسی باید چه کاری انجام دهد، تا حد امکان شفاف باشید.
در طول حضور، جلسات منظم تیم و مکالمات یک به یک، ارتباطات را در اولویت قرار دهید. از “ارتباط بیش از حد” دریغ نکنید. عناصر مهم ارتباط، مانند لحن صدا و زبان بدن، زمانی که از طریق فناوری تعامل می کنیم، ممکن است از بین بروند. تا جایی که ممکن است از اشکال ارتباطی (متن، ایمیل، جلسات ویدیویی و غیره) استفاده کنید، اما مطمئن باشید که ثابت می‌مانید: حتماً از روش ارتباطی که برای شروع یک پروژه استفاده کرده‌اید تا زمانی که کار کامل شود، پایبند باشید.
یکی از راه‌های کاهش تنش‌های ارتباطی این است که یک جلسه تماس ویدیویی هفتگی با تیم خود داشته باشید. می توانید این کار را در ابتدای هفته انجام دهید تا در مورد کار آینده صحبت کنید یا در پایان هفته به هر یک از اعضای تیم اجازه دهید تا کار یا پروژه های خود را بررسی کنند. این باید زمانی باشد که دوباره به هم متصل شوید و به کارمندان اجازه دهید سوالات روشن‌کننده بپرسند.
در هر محیط کاری لازم است کارکنان بدانند که می توانند روی هم تیمی های خود حساب کنند. با تیم‌های مجازی، ایجاد اعتماد می‌تواند دشوار باشد، زیرا اعضای تیم به طور منظم شخصاً تعامل ندارند. آنها ممکن است احساس کنند که با غریبه ها یا فقط یک قطعه کوچک در یک پازل کار می کنند.
ایجاد اعتماد به کارکنان کمک می کند تا در کار خود و سازمان به طور کلی درگیر شوند و بمانند. سازماندهی فعالیت‌های تیم‌سازی، یخ‌شکن‌ها و دادن فضایی به تیم برای شناخت یکدیگر برای ایجاد اعتماد ضروری است.
یک راه آسان برای اجرای این استراتژی ها، همانطور که در بالا ذکر شد، این است که تا حد امکان از طریق تماس تصویری ملاقات کنید. چه در زوم، چه در Google Meet یا اسکایپ، دیدن چهره ها و شنیدن صداها به روشن شدن همه چیز و ایجاد روابط کمک می کند.
همچنین پیشنهاد می کنیم گاه به گاه یک جلسه حضوری برنامه ریزی کنید. این می تواند برای تیم های مجازی که در سراسر ایالت ها، مناطق زمانی یا حتی کشورها پراکنده شده اند دشوار باشد، اما در صورت امکان، جلسه ای را برای تیم خود برنامه ریزی کنید تا رو در رو ملاقات کنند.
این تعاملات ارزشمند هستند و روابطی را ایجاد می‌کنند که می‌تواند به اجرای روان پروژه‌ها و ارتباطات کمک کند، زیرا تیم شما به همکاری با یکدیگر ادامه می‌دهد. در طول این جلسات حضوری، مطمئن شوید که فعالیت های مربوط به کار را با لحظات ایجاد رابطه، مانند بیرون رفتن برای غذا خوردن، ترکیب کنید.
از آنجایی که بیشتر ارتباطات و کار تیمی مجازی از طریق تماس‌های ویدیویی و جلسات اتفاق می‌افتد، می‌خواهید اعضای تیم خود را تا حد امکان درگیر کنید. جلسات تیم مجازی می تواند سرگرم کننده باشد، حتی زمانی که اطلاعات کاری موضوع اصلی گفتگو باشد. در اینجا چند نکته برای سرگرم کردن جلسات تیم مجازی شما وجود دارد:
می‌توانید سؤالات یخ‌شکن را به جلسات بیاورید یا به سادگی بپرسید که هفته همه چطور بوده یا چیزی که یاد گرفته‌اند. به افراد فضایی بدهید تا به یکدیگر پاسخ دهند و وارد گفتگو شوند.
این می تواند شامل ارائه های کلیدی یا پاورپوینت، تصاویر و اینفوگرافیک ها، یا حتی فیلم ها و سخنرانی های TED باشد. ترکیب رسانه‌ها می‌تواند به تیم مجازی شما کمک کند تا درگیر خود بمانند و حتی می‌تواند به آنها مهارت‌هایی بدهد تا خودشان جلسات را اجرا کنند.
ما در مورد یک چیز دیوانه کننده صحبت می کنیم. با کت و شلوار در جلسه حاضر شوید. از یک پس زمینه سرگرم کننده استفاده کنید. فیلتر گربه را قرار دهید. گاهی اوقات یک تیم برای سبک کردن روز خود به کمی حماقت نیاز دارد، به خصوص اگر در میانه ضرب الاجل ها یا پروژه های دشوار قرار داشته باشد!
این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما کشیدن آن در یک جلسه بسیار آسان است. بیش از حد ارتباط برقرار کنید، بله، اما از دامنه توجه تیم خود آگاه باشید. یک دستور کار برای جلسه خود تنظیم کنید و به محدودیت زمانی که در ابتدا تعیین کرده اید پایبند باشید. اگر در بن بست سؤالات یا توضیحات قرار گرفتید، از تیم عذرخواهی کنید و به آنها اطلاع دهید که می توانید در جلسه ای جداگانه در کانال ارتباطی دلخواه خود، در مورد هر چیزی که نیاز به توضیح بیشتری دارد، صحبت کنید.
اگر می توانید زمان بیشتری را صرف بهبود درک خود از شغل یا مهارت های مدیریتی خود کنید، آنچه را که آموخته اید با تیم خود به اشتراک بگذارید. به این فکر کنید که چه چیزی برای تیم مجازی شما مفید است، آنها را توسعه دهید و آنها را در محل کار توانمند کنید.
اگر در صنعتی کار می کنید که به طور منظم با مشتریان سروکار دارد، با توسعه کارمندان خود به این طریق به نمایندگان بهتری از شرکت کمک کنید.
هیچ دلیلی وجود ندارد که جلسات تیم مجازی شما خسته کننده باشد. کارکنان خود را درگیر کنید و واکنش های آنها را زیر نظر داشته باشید تا بدانید جلسات چگونه پیش می رود. برای انجام این کار، تیم مجازی خود را تشویق کنید که دوربین های خود را در طول جلسات تا حد امکان روشن نگه دارند. همچنین می توانید این لیست از فعالیت های سریع تیم سازی را برای جلسه بعدی خود برای بازی های مختلفی که می توانید انجام دهید تا تیم مجازی خود را درگیر خود نگه دارید، بررسی کنید.
همانطور که روی مدیریت و رشد تیم مجازی خود تمرکز می کنید، به یاد داشته باشید که هنوز یک تیم است. آنها هنوز نیازها و تجربیات مشابهی با کارمندانی دارند که در یک اداره با هم کار می کنند. هنگام رهبری تیم خود، هر یک از این موارد را حتما در نظر داشته باشید:
تیم های مجازی در دنیای تجارت یک مدل نیستند. آنها اینجا هستند تا بمانند فناوری و نرم افزار در حال تطبیق با نیازهای کارکنان مجازی هستند، کارمندان دوستان خود را برای پیوستن به یک تیم مجازی معرفی می کنند، و مدیران هدایت تیم های مجازی را آسان تر می کنند. همانطور که شروع به فکر کردن در مورد چگونگی مدیریت موفقیت آمیز تیم های مجازی و توسعه این کارکنان می کنید، به این اصول پایبند باشید و از نوآوری در فضای کاری (مجازی) خود نترسید.
